回答・対処方法

はじめに

ここでは、「Microsoft Office Word/Excel/PowerPoint」(以下「Word」、「Excel」、「PowerPoint」)のデータをバックアップする方法について説明します。

• バックアップとは？
  パソコンが故障したり、保存したファイルやフォルダーを誤って削除してしまったり、パソコンのトラブルなどによってファイルが使えなくなってしまった場合などに備えて、あらかじめファイルを内蔵のハードディスク以外の記録メディア(CD/DVD、SDメモリカード、USBフラッシュメモリなど)にコピーしておくことをいいます。
  (図1)
  
  

参考情報

「Microsoft Outlook」で送受信したメールや連絡先(アドレス帳)などのデータは、Outlook上からエクスポート/インポートすることでバックアップ/復元することができます。詳しくは、以下のページを参照してください。

［017968：「Microsoft(R)Outlook(R)2013」メールデータとアドレス帳をバックアップする方法］
［017970：「Microsoft(R)Outlook(R)2016」メールデータとアドレス帳をバックアップする方法］
［018707：「Microsoft(R)Outlook(R)2019」メールデータとアドレス帳をバックアップする方法］　※「Outlook 2021」も同様の操作となります。

準備：記録メディアの用意

バックアップを行なうには、バックアップファイルを保存する記録メディアが必要です。

記録メディアには、さまざまな種類が存在しておりますが、お使いのパソコンによって使用できる記録メディアが異なります。事前に取扱説明書などで使用できる記録メディアを確認してください。また、記録メディアによって容量や用途が異なります。ご使用の環境やバックアップファイルの容量によって、使用する記録メディアを選び、あらかじめ用意してください。

以下に一般的な記録メディアについて説明します。

「Word」、「Excel」、「PowerPoint」の拡張子について

• 拡張子とは？
  ファイルの形式を識別するための文字列のことをいいます。使用しているプログラムによって異なり、ファイル名の後ろにピリオドで区切って自動的に付けられます。
  ※拡張子は、初期の状態では表示されません。拡張子を表示させる方法についてには、［017156：表示されていない拡張子を表示する方法＜Windows 10＞］を参照してください。
  (図2)
  
  

以下の表は、一般的な「Word」、「Excel」、「PowerPoint」の拡張子です。

※名前を付けて保存する際に、使用しているプログラムに対応できるファイルの種類を選択することができます。選択したファイルの種類によって拡張子は変わります。

データファイルを検索する方法

「Word」、「Excel」、「PowerPoint」のデータは、標準では、［ドキュメント(C:\Users\(サインインしているユーザー名)\Documents)］フォルダーに保存されます。しかし、名前を付けて保存するときに保存先を指定できるので、保存場所がわからなくなってしまう場合があります。そのような場合は、以下の手順でデータファイルを検索することができます。

以下手順は、例としてパソコンに保存している「Word」のデータ(拡張子がdocx)を検索する方法について説明しています。

※その他の拡張子のファイルを検索したい場合は、docxの部分に他の拡張子をあてはめて操作してください。

1. タスクバーの［エクスプローラー］アイコンをクリックします。
   (図3)
   
   
2. 「エクスプローラー」が起動します。ナビゲーションウィンドウの［PC］→［Cドライブ］をクリックして開きます。
   (図4)
   
   
3. 画面右上の検索ボックスに　*.docx　と入力します。
   ※アスタリスク(*)を入力する場合は、キーボードの［Shift］キーを押しながら［け］のキーを押してください。
   (図5)
   
   
4. 検索結果にCドライブ内に保存されている「Word」のデータが表示されます。
   (図6)
   
   

操作は以上です。

バックアップする方法

※ここでは、例としてUSBフラッシュメモリにバックアップする手順で説明します。

1. バックアップで使用する記録メディア(USBフラッシュメモリ)をセットします。
2. バックアップしたいデータファイルをマウスの右ボタンでクリックし、表示されるメニューから［送る(N)］→［(バックアップ先の記録メディア)］をクリックします。
   ※ここでは、接続しているUSBフラッシュメモリのFドライブをクリックします。接続している記録メディアの種類とメーカー、環境によって表示される名称とドライブは異なります。
   (図7)
   
   
3. 記録メディアにデータがコピーされます。
4. セットしている記録メディアにデータが保存されていることを確認してください。
   (図8)
   
   

操作は以上です。

※記録メディアに保存する方法は、以下のリンクを参照してください。
［016915：パソコン本体に保存したデータを他の記録メディアにバックアップ(コピー)したい＜Windows 10＞］

復元する方法

※パソコンをリカバリー(再インストール)した場合は、「Microsoft Office」の再セットアップが必要となります。ここでは、再セットアップが完了していることを前提としています。

1. タスクバーの［エクスプローラー］アイコンをクリックします。
   (図9)
   
   
2. 「エクスプローラー」画面が表示されます。データの復元先フォルダーを開きます。
   (図10)
   
   
3. バックアップデータが保存されている記録メディアをセットします。
4. 「選択して、リムーバブルドライブに対して行う操作を選んでください。」通知が表示された場合は、クリックします。
   ※「エクスプローラー」画面が表示された場合は、手順6へ進んでください。
   (図11)
   
   
5. 「リムーバブルドライブに対して行う操作を選んでください。」画面が表示されます。［フォルダーを開いてファイルを表示］をクリックします。
   (図12)
   
   
6. 記録メディアのドライブ画面が表示され、バックアップデータが表示されます。
   (図13)
   
   
7. 記録メディアのドライブ画面から復元したいバックアップデータをマウスの左ボタンでクリックしたまま、復元先のフォルダー画面上に移動してマウスのボタンをはなします。
   ※ここでは、例としてUSBフラッシュメモリ［リムーバブルディスク(F：)］に保存されているバックアップデータをマウスの左ボタンでクリックしたまま、パソコン上の［ドキュメント－XXXXX］フォルダーに移動し、マウスのボタンをはなします。
   (図14)
   
   
8. データが復元(コピー)されます。
   (図15)
   
   

操作は以上です。

復元したデータをダブルクリックして正常に起動できることを確認してください。

関連情報

• 「Microsoft Office」に関するお問い合わせ先や、「Microsoft Office」関連のおすすめサイトは、以下のリンクを参照してください。
  
  ■Microsoft Office(R)おすすめサイトのご紹介
  http://dynabook.com/assistpc/beginner/office/index.htm
  
  

以上