生成AIを社内外の
コミュニケーション業務に活用する
ある程度、生成AIで成果を出している上級者向けに、この記事では、対人コミュニケーション業務（例︓メール対応、部下や外注先のレビュー）に生成AIを戦略的に組み込む方法を解説します。
生成AIを使って従来の仕事の時間を圧縮するべく、生成AIでトライアンドエラーを重ねることで、更なる上達が見込めます。生成AIをうまく使うことで、余剰の時間を作り、自分の業務のアウトプットの質をアップレートしたり、リスキリング、趣味、家族との時間に充てることが可能となります。その結果、QOLが上がったり、昇進や転職時の市場価値が高まったり、さらには起業の突破口を切り開くための基盤を築くことができるでしょう。
1対人業務における
生成AI活用の意義と新たな可能性
上級者であるあなたは、すでに生成AIをさまざまな場面で活用し、業務効率化とアウトプット精度の向上を実現してきました。ここでは、特に対人コミュニケーション業務に焦点を当てます。
- 業務時間の圧縮と自己投資への再配分
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- ［対人業務の煩雑さ］
- メールの返信や部下のレビューなど、細部にまで配慮が必要な業務は、一見単純に見えても多くの時間とエネルギーを消耗します。
- ［生成AIの戦略的活用］
- これらの業務を生成AIに任せ、トライアンドエラーを通じてプロンプトの精度をさらに高めることで、瞬時に高品質なアウトプットを得ることができます。
- ［再配分された時間の価値］
- 業務時間を短縮できた分は、自己のスキルアップ、新たな挑戦、リスキリング、さらにはプライベートの充実に活用でき、長期的なキャリア形成に大きなアドバンテージとなります。
2具体的な活用例：
対人業務への応用プロンプト
以下に、上級者として実務ですぐに活用できる具体例を2つ紹介します。事例を参考に、テンプレートを適宜、自分の状況書き換えて使用し、ルーティンワークの時間を圧縮して下さい。
対人関係の例 (1)：
メール編
- シチュエーション：
- 会食が多い業界（広告代理店、営業職など）において、取引先への会食後のお礼メールを迅速かつ丁寧に作成する必要がある場合。
- プロンプトの例
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- ［ロール定義］
- あなたは広告代理店の社員です。
- ［作業目的］
- 会食のお礼メールを生成してください。
- ［作業指示］
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- 取引先へ宛てた会食のお礼のメールを書いてください。
- 読み易くなるよう、改行は小まめに入れてください。
-
次の内容には触れてください。
- 今回の広告制作の案件を弊社に発注して頂けたことへの感謝
- 現場の士気が終始高く活気ある現場になったこと
- もしアイディアを出す際に、事前に確認することでアウトプットの質が上がる質問があれば３問までしてください。
- 質問をする場合は必ず、１問ずつ行なってください。
エキスパート編のクイック解説で紹介しているAIからの質問を促すテクニックを使っています。
詳しくはこちらからそのため、今回の場合、相手先の所属や名前を最初に質問されました。
そして、回答すると下記のような文面が生成されました。これをコピーし、適宜書き換えることで、文章を考える時間と、文章をタイピングする時間が節約できるようになります。また、誤字脱字がない文章を生成してくれる点も安心感があります。
- 【上記の結果、得られた回答】
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- 活用のポイント
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- 改行や構成の指定により、読みやすさと視認性が向上します。
- 感謝の意や現場の活気といったキーポイントを確実に盛り込むことで、取引先に対する誠意が直接伝わります。
- プロンプト内の質問機能を活用することで、生成前に不足情報を補完し、より洗練されたメール文面を作成できます。
- この例以外にもメール文章を書くシーンでは多用できます。
すぐに業務に活かせる
プロンプトテンプレート
- ［ロール定義］
- あなたはXXXの社員です。
- ［作業目的］
- XXXのメールを生成してください。
- ［作業指示］
-
- 取引先へ宛てた会食のお礼のメールを書いてください。
- 読み易くなるよう、改行は小まめに入れてください。
- 次の内容/エピソードには触れてください。
- XXへの感謝
- XXが嬉しかったこと
- もしアイディアを出す際に、事前に確認することでアウトプットの質が上がる質問があれば３問までしてください。
- 質問をする場合は必ず、１問ずつ行なってください。
対人関係の例 (2)：
部下の成果物のレビュー編
- シチュエーション：
- 部下や外注先から提出されたアウトプットを、迅速かつ客観的にレビューする必要がある場合。あなたは、既に高い評価基準を持ち、厳しい目で成果物をチェックする能力を備えていると思いますが、一次チェックを生成AIに実施させるのも有効です。
以下のプロンプトを活用し、誤字脱字や他者のアウトプットの改善点や弱い部分を効率的に抽出し、フィードバックに役立ててください。
- プロンプトの例
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- ［ロール定義］
- あなたは日本を代表する家電メーカーに勤務し部下の新規製品案を厳しくレビューをする中間管理職の社員です。
- ［作業目的］
- 下記の文章をよく読み、誤字脱字や企画として甘い部分を漏れなく抽出してリストアップしたい。
- ［作業指示］
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- 下記の企画案の文章をよく読み、誤字脱字や企画として甘い部分を漏れなく抽出してリストアップしてください。
- 表を作成する際、「No」「指摘項目名」「指摘内容」の参列を持った表形式で整理してください。
- もしアイディアを出す際に、事前に確認することでアウトプットの質が上がる質問があれば３問までしてください。
- 質問をする場合は必ず、１問ずつ行なってください。
企画案
- 1. 製品概要
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- 製品名：
- SmartWake AI
- 価格：
- 10,000円（税込）
- 販売チャネル：
- オンライン・EC限定
- 概要：
- AIと高感度センサー（心拍、呼吸、体動）を活用し、個々の睡眠パターンを解析。最適な起床時刻を提案し、自然な目覚めと健康管理をサポート。
- 2. コンセプト・背景
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- コンセプト：
- 個人の睡眠データから最適な起床タイミングをAIが計算。固定アラームではなく、深い眠りからのスムーズな覚醒を実現。
- 背景：
- 生活リズムの乱れやストレスで睡眠の質が低下する現代社会において、健康志向の高まりとAI・IoT技術の進化が追い風となる。
- 3. 特徴と技術仕様
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- 主な機能：
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- リアルタイム睡眠解析による最適起床時刻の算出
- 緩やかな音量・自然音・光の演出でストレスフリーな目覚め
- 専用アプリで個別の睡眠改善アドバイスを提供
- ハードウェア：
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- 複数センサーによる正確なデータ取得
- シンプルなディスプレイとWi-Fi/Bluetooth連携
- 4. ターゲット市場と販売戦略
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- ターゲット：
- 健康意識の高いビジネスパーソン、ウェルネス愛好者、最新ガジェットに関心のある若年層。
- 販売戦略：
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- オンライン専用販売（公式サイト、主要ECサイト）
- SNS・インフルエンサーによるデジタルマーケティング
- サブスクリプションでプレミアム機能（詳細データ解析、長期レポート）を提供
- 活用のポイント：
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- 表形式での整理により、指摘事項が一目で把握でき、後続のフィードバックがスムーズになります。
- 事前確認の質問機能を活用することで、レビュー時に見落としがちな点を補完し、全体的な品質向上につながります。
- 部下や外注先とのコミュニケーションの円滑化と、客観的な評価基準の確立にも役立ちます。
- 【上記の結果、得られた回答】
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すぐに業務に活かせる
プロンプトテンプレート
- ［ロール定義］
- あなたはXXXを厳しくレビューをするXXXの社員です。
- ［作業目的］
- 下記の企画案または添付の文書をよく読み、誤字脱字や企画として甘い部分を漏れなく抽出してリストアップしたい。
- ［作業指示］
-
- 下記の企画案または添付の文書をよく読み、誤字脱字や企画として甘い部分を漏れなく抽出してリストアップしてください。
- 表を作成する際、「No」「指摘項目名」「指摘内容」の参列を持った表形式で整理してください。
- もしアイディアを出す際に、事前に確認することでアウトプットの質が上がる質問があれば３問までしてください。
- 質問をする場合は必ず、１問ずつ行なってください。
業務を改善したり、高度化していく際、
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