お客様導入事例 ｜北海道ぎょれん（北海道漁業協同組合連合会）様

Q. 普段の業務について教えてください。

山崎氏「私の所属する管理部では、会計処理を行う基幹システムやネットワークなどの保守管理、そして職員が使用するPC全体の管理などを行っています。現在は、コロナ禍ですので在宅勤務の機器手配も行っています。

北海道ぎょれんの事業所は札幌市の本所のほか、小樽、函館など9か所の産地支店、東京、大阪、福岡など5か所の消費地支店・営業所があります。また、職員数に関しても北海道ぎょれん単独で約330名、グループ全体では約540～550名の職員がおり、相当数のPCが必要です。管理部には私を含め4～5人のスタッフが在籍していますが、限られた人数で全国から寄せられる様々な問い合わせに対応するのは、なかなか大変です」

Q. メールシステムの刷新を検討された背景について教えてください。

山崎氏「以前はデータセンターにメールサーバを設置し、オンプレミスで管理していました。その頃、それほど頻度は高くないものの、年に1～2回はメールの送受信ができなくなるということがありました。再起動すれば復旧するのですが、立ち上げまでには1～2時間がかかってしまいます。しかも、そうした事態はなぜか影響の大きい業務時間中に発生することが多く、頭の痛い問題でした。今の時代、外部とメールの送受信ができなくなると、業務に大きな影響が出てしまうため、その時間的なロスをなんとかしたいという課題がありました。

また、今後、少ない人数でのIT管理は段々と難しくなるのではないか、という懸念もありました。そこで、サーバの保守期限を迎えるタイミングで移行する検討を始めました。」

Q. Microsoft 365を採用した理由についてお聞かせください。

山崎氏「まず、これからのビジネスはクラウドの活用が必要と考え、メールボックスや添付ファイルの容量も大きくなってきていることから、Microsoft 365のExchange Onlineが候補に挙がりました。
また、社内外でWeb会議を開催する機会も増え、操作性も重要になりました。Officeと連携ができるTeamsは資料共有も簡単で、チャットを使って社内のコミュニケーションを活性化できる点も魅力でした。また、Microsoft社製という安心感も大きかったと思います。」

Q. Microsoft 365をDynabookと御契約いただいた理由をお聞かせください。

山崎氏「Dynabookさんとは、これまでにもノートPCの購入などでお付き合いがありましたので、今のメールシステムの利用環境をできるだけ継承しつつ、過去のメール履歴をそのまま移行したい、とご相談させていただきました。そして、提案いただいた資料を見て、これだったら大丈夫だね、と導入を決定しました。初期導入コストについては、ほぼ想定通りでしたが、ランニングコストはDynabookさんにかなり頑張っていただいたかな、という印象です。」

Q. 移行に際してご苦労された点について教えてください。

山崎氏「導入前はかなり大変な作業になるのではないか、と心配していましたが、データ移行から導入まで、ほとんどの工程でDynabookさんにサポートいただいたこともあり、私自身が苦労したということは特になかったですね。設定に関してもかなり詳細に説明していただきました。一応、旧メールサーバはそのまま残してありますが、データを完全に移行できましたし、導入から半年が経過していますから、もうそろそろ停止して廃棄しようかな、と考えています。

Q. 利用する職員様への周知はどのように行ったのでしょうか。

山崎氏「導入時にDynabookさんが作成した、わかりやすいマニュアルや手順書を職員に配布したこともあり、特に問題なく展開できました。特に『ここが分からない』という問い合わせもなかったですし、１か月程で操作に慣れたのではないでしょうか。

Q. Dynabookの導入サービスについて、敢えて点数を付けるとすると何点くらいになるでしょうか。

山崎氏「100点と言いたいところですが、98点でしょうか。今後もお付き合いは続きますので、残りの2点はさらにご支援いただきたいな、ということで（笑）」

Q. 御社の業務の中で、Microsoft 365はどのようにお使いですか。

山崎氏「私自身が一番感じているのは、オンプレミスから脱却したことで、これまでのようにサーバの冗長性や安定性を心配する必要がなくなった点です。
メール送受信に関する目立ったトラブルも現在まで発生していませんから、その分のリソースを生産性向上を目指す活動に充てることができるようになりました。

また、クラウドサービスですので、出張中や在宅勤務時など、事務所の外からでもメールの確認ができるようになったことも大きいですね。これまでも専用回線を使って外部から接続できるような仕組みはありましたが、利用できる職員は限られていました。Microsoft 365導入後はほとんどの職員が利用可能となり、かなり利便性が向上しました。

Q. 今後の展開について教えてください。

山崎氏「メールについては全員の移行が完了しましたが、Teamsは、まだ職員全員は利用していません。一応、自由にチームの作成などが行えるよう環境は用意してありますが、管理は個人に任せています。現在は使いたいという意思のある職員が利用している状況でしょうか。ただ、利用者は、まだ少ないです。使っている職員は、コミュニケーションのコアツールとして使っている印象です。部署によっては外出中の上司との資料共有に活用し、業務が進めやすくなっているようです。

私のほうでもTeamsをどのように活用すれば当連合会にとってメリットがあるのかについて機能などを調べている最中ですが、今後はDynabookさんに御提案いただきながら、さらに利用範囲を拡大していきたいと思っています。
また、SharePointはデータの保存場所としての使用に留まっていますので、これから活用の幅を広げていきたいと考えています」