働き方改革を支援するモダンITの活用例

日本マイクロソフト株式会社の藤原様は、「日本マイクロソフトでは、2011年から働き方改革を推進していますが、働き方改革そのものは目的ではございません。事業を成長させるためには、働き方改革が必要であると考えたからこそ、この取り組みが始まりました。」と、日本マイクロソフトで実践している働き方改革、そして支援するモダンITについて解説されました。

「現在の日本が直面している課題は、労働の量ではなく労働の質の改善です。マイクロソフトでは国ごとの労働生産性が比較されています。2011年当時、日本の労働生産性は低いものでした。その理由としては、組織間連携や意思決定の迅速性に欠けていた点が挙げられます。またコスト効率の面でも問題がありました。当時、約2400名の社員に対して、複数の拠点に散在していたオフィス間の移動が月間5506回に及んでおり、紙の印刷量も月間75万枚と多く、さらにオフィスに関しても昼間の空席率が60％と非効率でした」

このような状況を改善する過程で日本マイクロソフトが学んだのが「経営ビジョン」「マインド」「オフィス環境」「制度・ポリシー」「IT活用」という5つのポイントの重要性です。

「もっとも重要な点は、リーダーシップを持つ経営者が旗振り役として働き方改革に取り組むこと。そして社員が働き方改革に対して腹落ちするような意識、マインドを持たせることです。IT活用はその延長線上のなかで役立つ一つの要素です。ITの活用だけで働き方改革が実現できるわけではありません」

この考えのもとで日本マイクロソフトが取り組んだ改革が、「どこでも働けるという文化、意識改革」、「固定席のフリーアドレス化」そして「社内会議のペーパーレス化」でした。

「働き方改革を始めた当初は、会議にSkype for Businessを使って参加することに対して、後ろめたさを感じてしまう社員の意識がありました。そこで会議を行う場合、オンライン会議も併用することを強く推奨し、どこからでも会議に参加できるようにするという意識を社員に根付かせました」

このような取り組みによって、2015年には事業生産性が26％向上し、交通費は20％削減、49％ペーパーレスを実現しました。

「現在の取り組みとしては、ビッグデータやAIを活用した社員自らの働き方の改善です。Microsoft Office 365のサービスとして利用されているメール、カレンダー、Officeファイルなどのデータは働き方改革のビックデータとして活用可能です。このほかにも、日本マイクロソフトではチャットボットを利用し、会議開催の設定や、名刺発注など一般的な庶務業務を半自動化し、ユーザーの生産性向上に取り組んでいます。」

このようなテクノロジーに加えて、テレワークやモバイルワークなど、いつでもどこでも安心して働ける環境にはセキュリティの強化も不可欠です。「Windows 10 では、世界中から集められたセキュリティの脅威に関するシグナルのビッグデータをデータサイエンスや機械学習を駆使し、セキュリティ対策に反映させています。Windows 10のクラウドベースの保護の機能では、新しいマルウェアの発症から数十秒の間にWindows Defenderウィルス対策に反映させ、被害の拡大を抑制することも可能です。このように強固なセキュリティのもとで、最新のITを活用して、働き方改革につなげていただきたいと思います」