シリーズ：働き方改革・テレワーク

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テレワークを実現するために必要なものは何でしょうか。当然ですが、ネットワークインフラは必須です。会社の業務システムを利用する、あるいは会社の人とコミュニケーションを取るためのシステムは、ネットワークを介して利用することになるからです。自宅であれば光回線などのブロードバンド回線、屋外であればモバイル回線などを使用します。

もう一つは、モバイルデバイスです。2018年12月に株式会社プリンシプルが会社員、経営者、役員553名に対して行ったアンケート調査によると、テレワークをするために使用しているツールとして挙げられたのは1位が「勤務先から支給されたノートPC」（73.3％）、2位が「勤務先から支給されたタブレット、スマートフォン」（46.7＆）、3位が「個人所有のノートPC」（43.3％）という結果でした。つまり、テレワークで利用しているのはほとんどがノートPCやタブレット、スマートフォンなどのモバイルデバイスであるといえます。

●会社のスタッフ、取引先とのコミュニケーションをスムーズに進めるには？

一方、企業側のICTシステムでも、テレワークのための対応が必要です。長年企業のICTシステムはオンプレミスで構築されてきました。オンプレミスとは、自社やデータセンター内に設置した自社専用のサーバーを利用する形態を指します。そのため社外からのアクセスを許可していない事も珍しくはありません。またシステムの制約から、そもそもスマートフォンやタブレットからはアクセスができない場合もあります。

VPNを利用した業務システム。

テレワークを利用するには、社外から、あるいはモバイルデバイスから利用できるように改変する、もしくはクラウドシステムに移行するといった、対応が必要となります。インターネット回線経由で社内システムにアクセスする際は、VPNを利用するなど、セキュアな通信を担保する仕組みを導入しましょう。

クラウドによる業務システム。

あわせてコミュニケーション環境も整備しなくてはいけません。社内で机を並べて仕事をするのと違い、社外での仕事はメールやチャット、Web会議などのツールを用いてコミュニケーションを取ります。

モバイルデバイスで社外からのアクセスを認める場合に、強化しなくてはいけないのがセキュリティです。会社であれば、社内にあるPCをしっかり監視できますが、社外や自宅で利用するPCは簡単ではありません。会社と違い一般家庭でサイバー攻撃対策を構築するのも困難です。また、デバイスを持ち出せば紛失、盗難のリスクも高まります。

PCを持ち出せば、盗難や紛失のリスクが生じることは避けられない。

安心してテレワークを推進するには、ウイルス感染やサイバー攻撃を防ぎ、紛失や盗難の際も情報漏えいさせない対策が不可欠です。それらの対策をしっかり行うには、タブレットやスマートフォンよりも、高度なセキュリティ環境を担保できるノートPCが最適といえるでしょう。

●上司の目の届かないところでの「怠け、働きすぎ」をどう見つける？

実際にテレワークを推進するにあたり、ツールやセキュリティ以上にハードルが高いのは社内制度、人事評価制度かもしれません。例え、モバイルデバイスを配布し、社外にいても会社のシステムを利用できるようにしたとしても、社外や自宅で行った仕事が適切に評価されなくては利用する人が増えないでしょう。

しかしテレワークで働く人を評価するのは容易ではありません。出社・退社の時間を記録できなくなるので、仕事の開始、終了の時間をしっかり管理しなくてはいけません。また子育てや介護のために家庭と仕事を両立したいという社員の場合、仕事の途中でPCの前から離れることもあるでしょう。

それに、そもそも上司が自分の目で仕事ぶりを見られなくなります。特に自宅で働く場合、誰にも監視されない状態では、怠けているかどうかも分かりません。逆に「働きすぎ」になる懸念もあります。「会社で働いている同僚に、自宅で怠けていると思われたくない」という思いから、会社にいるとき以上に無理して働く社員が出てくる可能性もあります。

そのような状況で、社員の働きをどのように評価すれば良いのでしょうか？　この点では、テレワークを始める際に、実際の業務内容、成果の指標などを踏まえて、しっかりと議論する必要があります。業務内容、企業文化などにより適しているものは異なりますから、まずはスモールスタートで始めてみて、検証しながら、範囲を広げていくのも一つの手といえます。数人規模でテレワークを始めてみて、実際に自宅で働いた場合の勤務状況を把握し、「会社で働く場合と、どういう違いがあるのか」を明確にします。そこで見えてきた課題をベースに、新しい社内ルールを決めていけば良いでしょう。

テレワークをこれから始める場合は、モバイルデバイス、ネットワーク回線やクラウドサービス、社内ルールなどをよく考えて導入しましょう。